Comment assurer un recouvrement de charges efficace ?
Agathe MONCHAUX-FIORAMONTI - ACTUALITÉS
« 29 % des copropriétés accusent une dette d’un milliard et demi d'euros », c’est ce qu’indiquait PAP.fr dans un article de mai 2021.
Tout gestionnaire de copropriété le sait, la clef d’une bonne trésorerie de copropriété réside dans un recouvrement de charges efficace.
Mais quelles sont les clefs pour réussir son recouvrement ?
Elles sont au nombre de quatre.
1. Le moment
Il faut entamer le processus de recouvrement dès le premier trimestre impayé et, dans la mesure du possible, dès le premier trimestre de l’exercice comptable.
En effet, la procédure de l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 permet d’obtenir la condamnation à l’arriéré bien sûr mais aussi aux appels provisionnels (et fonds travaux) des trimestres non encore échus qui deviennent exigibles.
Cette mesure a un effet coercitif indéniable : le copropriétaire indélicat est contraint de payer toutes ses charges de l’année d’un coup !
Mais, au regard des délais de procédures (six mois actuellement à Versailles), elle n’a d’intérêt que si le dossier est lancé tôt.
2. Le process
Il est propre à chaque Syndic mais dans les grandes lignes on retrouve le plus souvent :
- Relance simple
- Mise en demeure par LRAR
- Sommation par voie d’huissier
- Assignation.
Seule la mise en demeure par LRAR et l’assignation sont en réalité des étapes indispensables du processus !
Si la relance simple se justifie parfaitement dans un souci de bonne relation entre le syndic et les copropriétaires, la sommation par voie d’huissier n’a, en réalité, que peu d’utilité.
La mise en demeure par LRAR est, elle, indispensable !
Elle permet :
- De faire courir les intérêts de retard,
- D’obtenir l’exigibilité anticipée des appels provisionnels à échoir lorsqu’elle est infructueuse au bout d’un mois,
- De faire inscrire l’hypothèque légale du Syndicat des Copropriétaires.
Hormis l’aspect plus « effrayant » de l’acte d’huissier, la sommation n’apporte rien de plus.
L’assignation, l’acte qui saisit le Tribunal, doit intervenir au plus tôt un mois après la mise en demeure et comporter tous les éléments démontrant la réalité de la dette.
3. Les pièces à produire
C’est au Syndicat des Copropriétaires de démontrer le bien-fondé de sa créance et la jurisprudence est venue préciser, petit à petit, les pièces indispensables à cet effet.
Pour ne pas être pris en défaut par le Tribunal, tout bon dossier de recouvrement doit comporter :
- Un justificatif de propriété du débiteur (matrice cadastrale a minima),
- La mise en demeure,
- Un décompte de la dette remontant à l’origine de celle-ci (pas de report à nouveau) et distinguant d’une part les charges et d’autre part les frais de recouvrement,
- Les procès-verbaux approuvant les comptes et dépenses et votant le budget prévisionnel,
- Les décomptes annuels de répartition de charges,
- Les appels et régularisation de charges individuels.
On peut y ajouter :
- Le contrat de syndic (pour justifier du montant de certains frais et honoraires),
- Des extraits du règlement des copropriétés (clause de solidarité en cas d’indivision par exemple),
- Les factures des honoraires de syndic et d’avocat.
4. L’exécution
Obtenir un jugement c’est bien, l’exécuter c’est plus efficace.
Quelques clefs pour faciliter une bonne exécution :
- Garder des traces des coordonnées bancaires des copropriétaires (copie de chèque, mandat SEPA, avis de virement) permet de faciliter une saisie de compter bancaire et d’éviter une recherche FICOBA,
- Faire voter rapidement la saisie immobilière, même avant la fin de la procédure, permet de pouvoir engager immédiatement celle-ci en cas d’échec des autres mesures d’exécution,
- Inscrire une hypothèque (légal avant jugement, judiciaire après) permet de s’assurer une meilleure répartition du prix de vente d’un lot en cas concours avec d’autres créanciers.
Le rôle de l’avocat est de conseiller le gestionnaire contentieux sur ces quatre points clefs du recouvrement et de vérifier avec lui que tout est mis en place pour que la trésorerie de la copropriété soit positive.
Et c’est bien la dernière clef d’un recouvrement efficace : un bon binôme gestionnaire/avocat !